Quelle tâche automatiser en premier ?

Jours 1 à 3 : tenir un journal

Pendant trois jours, chaque personne qui fait du travail répétitif note ce qu’elle fait, au moment où elle le fait. Ne comptez pas sur la mémoire : on oublie les petites tâches de quelques minutes, et ce sont souvent elles qui s’accumulent. Décrivez une action précise avec un verbe : « copier une demande dans le tableau de suivi » est utilisable, « gérer l’administration » ne l’est pas.

Faites participer les personnes qui font réellement le travail. La BDC le recommande pour la cartographie des processus : elles savent ce qui ne fonctionne pas, et leur participation facilite l’adhésion. Pour le temps, chronométrez trois à cinq cas plutôt que d’estimer.

Tâche (verbe + objet) :
Qui la fait :
Déclencheur (ce qui la lance) :
Nombre de fois cette semaine :
Temps par occurrence (chronométré sur 3 à 5 cas) :
Outils touchés (courriel, formulaire, tableur, logiciel) :
Informations nécessaires :
Résultat attendu (à quoi on reconnaît que c’est bien fait) :
Exceptions rencontrées :
Conséquence d’une erreur (faible, gênante, grave) :
Notes :

Jour 4 : noter chaque tâche

Donnez à chaque tâche de 0 à 2 points sur six critères. La grille ne cherche pas la tâche qui ferait gagner le plus de temps en théorie, mais celle qui a le plus de chances de fonctionner du premier coup. Les seuils proposés sont des repères : adaptez-les à votre entreprise.

Additionnez les points. De 10 à 12, c’est un bon premier candidat ; de 7 à 9, c’est possible après avoir clarifié le processus ; à 6 ou moins, pas maintenant. Une règle passe avant le total : un 0 en « règles stables » ou en « réversible » exclut la tâche comme premier projet.

Réparer le processus d’abord

Une tâche peut obtenir une bonne note et rester un mauvais candidat, parce que le problème se trouve plus tôt dans la chaîne. Automatiser un processus confus donne un processus confus plus rapide, et plus difficile à corriger. Si vous voyez l’un des signaux suivants, réglez le processus avant de chercher un outil.

• Deux personnes décrivent la même tâche avec des étapes différentes.
• Les exceptions sont plus fréquentes que le cas normal.
• Les informations vivent dans des carnets, des boîtes de courriel personnelles ou la mémoire d’une seule personne.
• Personne n’est responsable du résultat quand quelque chose rate.
• La tâche sert surtout à compenser une erreur en amont, comme un formulaire qui ne pose pas les bonnes questions.
• Personne ne sait dire à quoi ressemble un résultat correct.

Mesurer tout le travail

Le temps gagné sur la tâche elle-même ne dit pas tout. Une automatisation ajoute du travail : vérifier ses résultats, corriger ses erreurs, traiter à la main les cas qu’elle ne gère pas et s’assurer qu’elle fonctionne encore. Si vous ne mesurez pas ces éléments, vous comparez un processus réel à une promesse.

1. Avant : nombre d’occurrences par semaine multiplié par le temps chronométré.
2. Après : temps de vérification, plus temps de correction, plus exceptions traitées à la main, plus suivi de l’outil.
3. Qualité : nombre d’erreurs qui ont atteint un client ou un collègue, avant et après.

Jour 5 : décider

Prenez la tâche la mieux notée et passez-la dans la liste ci-dessous. Si une seule réponse est « non », la décision est « pas encore ». Ce n’est pas un échec : vous savez maintenant quoi clarifier.

Remarquez qu’aucune IA n’est nécessaire ici : une règle simple entre le formulaire et le tableau suffit. Anthropic, qui développe des modèles d’IA, donne le même conseil aux équipes techniques : chercher la solution la plus simple possible et n’ajouter de la complexité que lorsque c’est nécessaire.